Nyilvántartás vezetése egyéni vállalkozóknak

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény előírásai nem vonatkoznak az egyéni vállalkozókra: helyette az Szja tv. határozza meg, milyen nyilvántartásokat kell vezetni ahhoz, hogy a bevétel, a költség és ezáltal a jövedelem megállapítható legyen. A nyilvántartás-vezetési kötelezettség részletes szabályait az Szja tv. 5. számú melléklete tartalmazza.

Alapnyilvántartás és részletező nyilvántartás

Az egyéni vállalkozónak alapnyilvántartást, és ha a tevékenysége indokolja, részletező nyilvántartásokat is kell vezetnie. Az alapnyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból (a részletező nyilvántartásokat is figyelembe véve) minden, a vállalkozói tevékenységgel kapcsolatos, pénzbevételt vagy kiadást eredményező gazdasági esemény zárt rendszerben nyomon követhető legyen. Gazdasági eseménynek számít különösen az értékesítés, a beszerzés, a hitelfelvétel, a kölcsönnyújtás és a vállalkozói kivét felvétele. A termékértékesítés vagy szolgáltatásnyújtás ellenértéke akkor is bevételnek minősül, ha annak kiegyenlítése nem pénzben, hanem például cserével vagy beszámítással történt.

Melyik alapnyilvántartást kell vezetni?

Tételes költségelszámolást (vállalkozói jövedelem szerinti adózást) alkalmazó egyéni vállalkozó az alábbi alapnyilvántartás-formák közül választhat; a választás az adóév egészére szól, és menet közben, saját elhatározásból nem módosítható:

• Naplófőkönyv - a számviteli alapelvek szerint felépített, egyszeres könyvvitelt megvalósító nyilvántartás.
• Pénztárkönyv - a leggyakoribb forma, amely sorszám, dátum, bizonylatszám szerint rögzíti a bevételeket (adóköteles bevétel, áfa, egyéb tétel elkülönítésével) és a kiadásokat (anyagbeszerzés, bér, vállalkozói kivét, beruházás, áfa). Naplófőkönyv vagy pénztárkönyv vezetésével kell teljesíteni a kötelezettséget, ha a vállalkozó áfalevonásra jogosult, és a helyi iparűzési adó alapját nem egyszerűsítve állapítja meg.
• Bevételi és költségnyilvántartás - egyszerűbb alternatíva: akkor választható, ha a vállalkozó az adóévben nem áfaalany, vagy nem érvényesíti az áfalevonási jogát, és emellett a helyi iparűzési adó alapját is egyszerűsítve állapítja meg.

Az átalányadózóknak ezeknél is egyszerűbb, önálló szabályuk van, ezt lásd lentebb.

Részletező (segéd-) nyilvántartások

A részletező nyilvántartások közül csak azokat kötelező vezetni, amelyek ténylegesen alátámasztják a jövedelem kiszámítását. A leggyakrabban előforduló részletező nyilvántartások:

• Tárgyi eszközök és nem anyagi javak nyilvántartása - a 200 000 forintot meghaladó egyedi értékű eszközök beszerzési adatait és az értékcsökkenési leírást tartja nyilván.
• Útnyilvántartás (gépjármű-használati nyilvántartás) - az üzleti célú futásteljesítmény és az ehhez kapcsolódó költségek elszámolásához szükséges.
• Vevőkövetelés-nyilvántartás - a vevőkkel, megrendelőkkel szembeni még ki nem egyenlített követeléseket rögzíti.
• Szállítói tartozás-nyilvántartás - a beszállítók felé fennálló, még rendezetlen tartozásokat vezeti.
• Munkabérek, egyéb személyi jellegű kifizetések és a vállalkozói kivét nyilvántartása.
• Leltár - a készletek (áru, anyag) mennyiségi és értékbeli nyilvántartása, amely különösen a tevékenység megszüntetésekor válik fontossá.

Az itt felsoroltak a leggyakoribbak, de nem adnak kimerítő listát. Az 5. számú melléklet további, ritkábban előforduló résznyilvántartásokat is nevesít (például szigorú számadású nyomtatványok, hitelbe vagy bizományba történő értékesítés nyilvántartása); ezek vezetése attól függ, hogy az adott egyéni vállalkozónál előfordul-e a kapcsolódó gazdasági esemény.

Átalányadózó egyéni vállalkozók nyilvántartása

Az átalányadózást választó egyéni vállalkozó dolga a legegyszerűbb: ha nem érvényesíti az áfalevonási jogát, elegendő bevételi nyilvántartást vezetnie, azaz a pénztárkönyv rovatai közül csak a bevételi adatokat rögzíti. A kiadásokról szóló számlákat és egyéb bizonylatokat ettől függetlenül meg kell őrizni, hiszen ezek igazolják a felmerült költségeket, még akkor is, ha az adóalapot ténylegesen nem a tényleges költség, hanem a törvényi költséghányad csökkenti.

Fontos szabály, hogy ha az átalányadózásra való jogosultság év közben bármilyen okból megszűnik, a vállalkozónak haladéktalanul át kell térnie a részletes bevételi és költségnyilvántartás, illetve a pénztárkönyv (vagy naplófőkönyv) vezetésére, a szükséges részletező nyilvántartásokkal együtt. Ilyenkor az átalányadózás alatt felmerült költségeket egy összegben kell bejegyezni a nyilvántartásba, mert a jogosultság megszűnése az adóév elejéig visszamenőleg hatályos: a vállalkozó a teljes adóévre a vállalkozói személyi jövedelemadózás szabályai szerint adózik.

Meddig kell megőrizni a bizonylatokat?

A bevétel megszerzése érdekében felmerült kiadásokról szóló számlákat és más bizonylatokat az egyéni vállalkozónak az adó utólagos megállapításához való jog elévüléséig meg kell őriznie. Ez az adózás rendjéről szóló törvény általános elévülési szabálya szerint jellemzően öt év, azon naptári év végétől számítva, amelyben az adott adóévről szóló bevallást be kellett volna nyújtani. Érdemes ennél is hosszabb ideig megőrizni a bizonylatokat, különösen, ha a vállalkozó veszteségelhatárolást vagy értékcsökkenési leírást érvényesít, hiszen ezek évekkel későbbi adóéveket is érinthetnek.

Mi történik, ha hiányos a nyilvántartás?

Ha a nyilvántartás hiányos, vagy nem alkalmas a jövedelem alátámasztására, a NAV mulasztási bírságot szabhat ki. Ellenőrzés esetén, bizonylatok hiányában, becsléssel is megállapíthatja az adóalapot, ami jellemzően kedvezőtlenebb eredményre vezet a vállalkozó számára, mint a pontosan, folyamatosan vezetett nyilvántartás.

A gyakorlatban

A törvény nem írja elő, hogy a nyilvántartásokat papíron vagy szoftverben kell vezetni. A lényeg, hogy azok zárt rendszerben, ellenőrizhető módon tartalmazzák a fenti adatokat. Egy erre épített alkalmazás ugyanakkor sokat segíthet abban, hogy a bevételek, kiadások, tárgyi eszközök és az útnyilvántartás mindig naprakészen, egy helyen, a törvényi elvárásoknak megfelelő szerkezetben álljanak rendelkezésre. Erre készül az EV Napló is.

Ez a cikk tájékoztató jellegű, nem minősül adótanácsadásnak. Forrás: a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény, elsősorban az 5. számú melléklete (net.jogtar.hu).

Utolsó frissítés: 2026. 07. 31.